Integrando Business intelligence(BI) y Enterprise Resource Planning (ERP)

En el mundo empresarial muchas empresas cuentan con un ERP (Enterprise Resource Planning) ya implementado, en muchos casos la alta dirección y/o usuarios de información han encontrado que no es suficiente para una empresa el solo gestionar la información a partir de datos transaccionales que por si para este caso ya cuentan con la solución integral que es el ERP; para éstas empresas se ha vuelto una necesidad realizar mayores y mejores análisis para la toma de decisiones y obtener información mejor presentada y resumida de tal forma que indique como va la empresa y si se está cumpliendo con ciertos objetivos y esa información permite dar cuenta de ellos. Es allí donde extender el ERP y darle mayor valor al negocio se consigue con una implementación de un sistema de Business intelligence(BI).

Son muchas ya las literaturas acerca de lo que son los ERP y los BI, en esta entrada no se entrará en detalle mucho acerca de los ERP, los proveedores y muchas cosas más acerca de ello, simplemente se hablará de hasta dónde son útiles los ERP y qué expectativas se tiene de los BI.

Hablemos un poco de ERP y veamos sus utilidad y limitación.

ERP se refiere a un sistema que mantiene la información integrada de todos los procesos de una empresa, ya sean contables, financieros, recursos humanos, inventario, costos, compras, producción, facturación, etc. El objetivo de un sistema de ERP es automatizar los procedimientos de una empresa. Incluye su planificación, ejecución y control bajo el punto de vista económico y financiero, mediante una serie de técnicas, conocidas y simples, que lleva a cabo esta tarea de una manera más eficiente y rápida que cualquier otro método de trabajo, además de suministrar movilidad a toda la empresa, independiente de
su área de actuación en el mercado.

La utilidad…

Un ERP supone incrementos de productividad, así como la posibilidad de tener mejor información en la toma de decisiones.

Los beneficios que se obtienen están sujetos a tener toda la gestión de información provenientes de las operaciones en la empresa es controlada en cada momento Un mejor control de la información, la optimización de los recursos, la reducción de tiempo por gestión y, en definitiva, adquirir mayor competitividad, son los beneficios indudables que se derivan.

Las limitaciones…

Sin tomar en cuenta la volatilidad de la información, el almacenamiento histórico de información características propias de sistemas más evolucionados como los Business intelligence, se menciona lo que realmente es un problema.

Los ERP no son capaces de proporcionar información resumida y unas presentaciones adecuadas para el entendimiento de los ejecutivos, usuarios de información. Se debe entender que para la toma de decisiones en la alta dirección se necesita información agregada, generalmente en forma de indicadores del negocio y un ERP no te lo puede ofrecer.

Del punto anterior se agrega que muchas veces para obtener cierta información del negocio se tiene que acceder algunas veces a más de dos diferentes módulos del sistema. Y que en ciertas ocasiones, los empleados sólo tienen acceso al módulo que necesitan y a los módulos generales que por su función dentro de la empresa se les ha proporcionado, pero no tienen acceso a toda la información de la empresa. Esto ocasiona problemas porque dependerán de otras áreas y de los encargados del área de sistemas para poder elaborar reportes para la gerencia.

Y por último, sólo por agregar la eficiencia y rapidez de las operaciones de la empresa se ven afectadas si se mantiene en las bases de datos la historia de las operaciones, ya que para que se de esto es necesario almacenamientos alternos que hace casi imposible la elaboración de reportes de forma directa.


Hablemos ahora algo de BI

Los Sistemas BI permiten realizar análisis en profundidad de datos en las empresas para una mejor toma de decisiones, usando el conocimiento de la misma que se ha producido en el tiempo. La tecnología y los procesos que hacen posible tener este análisis difícil de manejar colecciones de la información y traducirlos en la organización, fácilmente accesible, legible por humanos de las compilaciones de datos.

Algunos aspectos funcionales de BI…

Reportes corporativos: de interés para los tomadores de decisiones, responsables de tomar decisiones de la empresa y su buen desempeño.

Análisis de cubos: herramienta basadas en cubos, usados para proveer simple capacidades de análisis por slice-and-dice..

Análisis y consultas Ad hoc: permitiendo realizar consultas incluso hasta gran
nivel de detalle.

Análisis estadístico y minería de datos:

Reportes y alertas: con la capacidad de distribuir gran número de informes y avisos a grandes grupos de usuarios internos o externos de la empresa.

Capacidades funcionales de BI

Software para la gestión de base de datos y Datawarehouse.
Software de integración de datos.
Software operacional o integrado para realizar informes.
Software para reportes empresariales.
Análisis y consultas.
Aplicaciones para análisis.
Dashboards y Scorecards.
Data Mining o Minería de Datos.

Veamos lo que realmente interesa de esta entrada

INTEGRACIÓN BI Y ERP

Para decir que se puede hacer una integración entre un ERP y BI hay que pensar primero quien va primero. Pues bien eso es simple para quienes hasta aquí tienen una noción acerca de los que se ha hablado. Los que realiza la empresa a diario se va registrando y cuanto más realice la empresa esta información se va acumulando y dependiendo del área de la empresa y sus necesidades particulares en relación a los objetivos estratégicos necesita tomar decisiones con base en algo, ese algo es información. No se trata de información muy al detalle sino de información simple y con un formato que pueda darnos el mensaje o la información necesaria.

Cuanto más ascendemos en jerarquía notamos la necesidad de información más detallada, claro estar sin perder los puntos y detalles que serían necesarios analizar también por un tomador de decisiones. BI se convierte en una solución que mejora el uso del sistema ERP y se va constituyendo como un requisito imprescindible para todas las organizaciones. La empresa debe analizar sus procesos y sistemas para determinar dónde pueden hacerse las inversiones para mejorar el rendimiento en base a esa integración.

Como ya se ha tratado de dar entender las herramientas de BI, dentro de la organización hacen fácil y accesible el conocimiento de la misma; se considera como una inversión inteligente dentro de muchas organizaciones que se realizan sobre un sistema ERP. El tiempo podría ser gastado en el análisis y la adopción de indicadores de rendimiento, en lugar de la obtención de datos tan detallados. BI integrado a un ERP hace más ágil la toma de decisiones y proporciona mayor valor al conocimiento obtenido.

Claro está que no hay necesidad de tener un ERP para implantar un BI, se pueden usar los sistemas anteriores, el problema nace al momento de hacer que los datos sean coherentes con el resto, es decir, la consistencia de datos, la actualidad de los mismos y digamos así la misma forma para todos y el tratamiento que se les dará. Lo cual para BI supone un proceso más, este proceso es suprimido por ERP en gran magnitud dados sus beneficios de: seguridad, integración, consistencia y oportunidad. Se considera que la integración de la información es un factor crítico para un mejor análisis y /o utilidad de información.

Así, respecto a los beneficios de integrar BI y ERP, se refiere que la integración garantiza mayor consistencia a los datos, y se actualizaría de forma más eficiente para así utilizar las capacidades de BI, así mismo, se define una arquitectura de integración de BI y ERP necesaria para la implementación. Entre los beneficios que otorga BI sobre ERP es la flexibilidad para la toma de decisiones que sería un beneficio para los usuarios del sistema BI de las organizaciones.

Hay que subrayar y tener muy en claro que obtener el máximo beneficio de la información contenida en un ERP requiere solución de BI; para ello, se traza por objetivo la aplicación de una rápida solución BI, en cuanto se note que sea necesario debido al volumen de datos almacenados.

Hay que ser insistente en ciertos beneficios como entre los beneficios, la reducción de la personalización de los datos en orden para acomodarlos; menciona en definitiva, que resulta más eficiente implementar BI sobre un ERP.

Como punto final a esta entrada hay que señalar que para una integración de BI y ERP debe realizarse una planificación del proyecto que contenga metodología de implementación y considere el factor tiempo, este último factor es indispensable.